С 1 сентября 2026 года электронный формат становится обязательным для ряда перевозочных и экспедиторских документов. Изменение касается не только транспортных компаний: подключиться к обмену должны грузоотправители, перевозчики, экспедиторы и грузополучатели, участвующие в коммерческой перевозке.
Переход на ЭТрН — это не обычная замена бумаги электронным файлом. Компания должна определить роли участников, настроить подписи, проверить договоры и обеспечить совпадение сведений в перевозочных, товарных и налоговых документах.
Какие документы переводятся в электронный формат
- транспортные накладные при автомобильных перевозках;
- заказы и заявки на перевозку;
- поручения экспедитору;
- экспедиторские и складские расписки;
- железнодорожные транспортные накладные;
- грузовые накладные при воздушной перевозке.
Конкретный набор документов зависит от модели перевозки. Например, экспедиторская расписка подтверждает получение груза экспедитором, а транспортная накладная — заключение договора перевозки. Один документ не всегда заменяет другой.
Кто обязан работать с ЭТрН
Грузоотправитель формирует исходные сведения о грузе, сторонах, маршруте и перевозке. Перевозчик подтверждает прием груза, сведения о водителе и транспортном средстве, а также завершение перевозки. Грузополучатель проверяет приемку и подписывает свой титул. Экспедитор оформляет предусмотренные законом экспедиторские документы.
Если компания только получает товар, это не освобождает её от участия в электронном обмене. Она не инициирует ЭТрН, но должна получить документ, проверить сведения и подписать титул приемки.
Как подключиться к ГИС ЭПД
Бизнес работает не напрямую с государственной системой, а через аккредитованного оператора ИС ЭПД. Нужно выбрать оператора, проверить интеграцию с учетной системой, получить квалифицированные электронные подписи и оформить машиночитаемые доверенности сотрудникам, которые подписывают документы не как руководители.
Что проверить до 1 сентября
- Какие подразделения отправляют, принимают и сопровождают грузы.
- Кто указан грузоотправителем, перевозчиком, экспедитором и грузополучателем в договорах.
- Кто будет подписывать каждый титул ЭТрН.
- Есть ли у подписантов КЭП и корректные МЧД.
- Совпадают ли сведения в ЭТрН, УПД, заявках, путевых и складских документах.
- Как фиксируются расхождения, замена водителя, автомобиля или маршрута.
- Что делать при техническом сбое и как подтвердить право на бумажное исключение.
Какие риски возникают при формальном переходе
Ошибки в цифровой цепочке становятся заметны одновременно контрагентам, контролирующим органам и участникам перевозки. Несовпадение дат, массы, маршрута, автомобиля или сторон может использоваться при споре о факте доставки, оплате перевозки, расходах и вычетах НДС.
Поэтому подготовку разумно начинать с юридической карты процесса, а уже затем настраивать техническую интеграцию.
Частые вопросы
Нужно ли оформлять одновременно бумажную и электронную накладную?
Нет. После начала обязательного режима бумага применяется только в предусмотренных исключениях. Дублирование документов без основания создаёт дополнительные расхождения.
Можно ли подключиться напрямую к ГИС ЭПД?
Обычные участники перевозки подключаются через аккредитованного оператора ИС ЭПД.
Сколько времени занимает подготовка?
Срок зависит от числа контрагентов и учетных систем. ФНС рекомендует учитывать подключение партнеров и тестирование процессов, поэтому откладывать работу до конца августа рискованно.
Проверить готовность компании к обязательному транспортному ЭДО
Официальная информация: раздел ФНС об обязательном транспортном ЭДО.
