Многие компании считают, что обязательный переход на ЭТрН касается только перевозчиков и грузоотправителей. Это ошибка. Если организация получает товар, она участвует в электронной цепочке и должна обеспечить прием, проверку и подписание своего титула транспортной накладной.
Что делает грузополучатель в ЭТрН
Грузополучатель обычно не инициирует документооборот. После доставки он получает электронную транспортную накладную, проверяет сведения о грузе и приемке, при необходимости фиксирует замечания и подписывает соответствующий титул. По информации ФНС, при стандартной схеме приемка подтверждается титулом 3.
Что нужно подготовить заранее
- подключение к аккредитованному оператору ИС ЭПД;
- список складов и подразделений, которые принимают грузы;
- перечень сотрудников, уполномоченных подписывать приемку;
- квалифицированные электронные подписи;
- машиночитаемые доверенности для сотрудников;
- инструкцию по проверке сведений и фиксации расхождений;
- интеграцию с учетной или складской системой либо понятный ручной процесс.
Какие сведения проверять при приемке
Недостаточно нажать кнопку подписания. Следует проверить отправителя и перевозчика, место и время доставки, количество грузовых мест, массу, состояние груза, замечания водителя, документы о расхождениях и связь с поставкой в учетной системе.
Если выявлены недостача, повреждение, пересортица или иные расхождения, их нужно фиксировать в предусмотренном титуле и акте. Подписание без замечаний может осложнить последующую претензию к поставщику или перевозчику.
Кто должен подписывать документ
Руководитель юридического лица может действовать в пределах своих полномочий с использованием КЭП. Если приемку подписывает кладовщик, логист, начальник склада или иной сотрудник, обычно требуется его КЭП и машиночитаемая доверенность.
Нельзя оставлять единственным подписантом генерального директора, если он физически не участвует в ежедневной приемке. Это создаёт задержки и стимулирует сотрудников подтверждать документы задним числом.
Что делать при расхождениях
- Не подписывать приемку автоматически.
- Сопоставить груз с УПД, заказом и складскими данными.
- Зафиксировать количество мест, массу и состояние.
- Внести замечания в предусмотренный титул ЭТрН.
- Оформить акт и сохранить фото или иные доказательства.
- Уведомить поставщика и перевозчика по договорной процедуре.
Налоговые последствия ошибок
ЭТрН становится частью доказательственной цепочки поставки. Если в накладной указан один грузополучатель или адрес, а УПД и складской учет отражают другое, ФНС может запросить пояснения о маршруте товара и реальности операции.
Особенно важна согласованность при транзитной торговле, ответственном хранении, доставке на склад маркетплейса и приемке третьим лицом.
Частые вопросы
Нужно ли грузополучателю оплачивать создание ЭТрН?
Грузополучатель обычно не формирует исходный документ, а подключается для получения и подписания своего титула. Условия тарификации нужно уточнять у выбранного оператора.
Можно ли подписывать ЭТрН одним сотрудником на все склады?
Технически модель зависит от процессов компании, но полномочия должны соответствовать реальной приемке и быть закреплены в МЧД и внутренних документах.
Что делать, если ЭТрН пришла с ошибкой?
Не подтверждать некорректные сведения автоматически. Нужно использовать предусмотренный порядок замечаний или исправления и сохранить переписку с участниками.
Проверить готовность грузополучателя к ЭТрН
Официальная информация: ФНС России об участии грузополучателя.
